Phần mềm nhân sự HRM cho công ty đa ngành nghề.

– Ngôn ngữ giao diện: Tiếng Việt/Tiếng Anh
– Hoạt động trên nền tảng Web, CSDL tập trung
– Hệ điều hành: Windows Server: 2012 trở lên
– Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MS SQL Server 2014 trở lên
– Đáp ứng đầy đủ các quy định của Nhà nước mới nhất liên quan đến chế độ nhân sự, quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng, thuế TNCN, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.

– Phân quyền bảo mật dữ liệu, phân quyền sử dụng đến từng chức năng trong chương trình, phân quyền cập nhật truy xuất dữ liệu theo phân cấp quản lý của người dùng, tổ nhóm, nhân viên.

– Có báo cáo biểu đồ nhằm thể hiện trực quan tình hình lao động của công ty, người dùng xem được biểu đồ trực tiếp trên phần mềm mà không cần thông qua excel hoặc word.

– Hệ thống cho phép tạo sẽ nhiều loại lý lịch cá nhân (CV) khác nhau
– Hỗ trợ công cụ báo cáo động để giúp người dùng có khả năng tự tạo báo cáo. Các báo cáo có thể phép xuất sang Excel hoặc Word, PDF

– Hệ thống cho phép thiết lập công thức lương động, cho phép thiết lập từ một đến nhiều công thức lương khác nhau. Cho phép định nghĩa báo cáo lương động: cho phép người dùng tự thiết kế mẫu biểu báo cáo lương.

– Thông tin tiền lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm được mã hóa ở tầng database nhằm đảm bảo tính an toàn toàn tuyệt đối của dữ liệu liên quan đến thu nhập của nhân viên, không ai có thể xem được thông tin này kể cả cán bộ quản trị cơ sở dữ liệu

– Cho phép xây dựng, tạo lập, theo dõi tình hình quản trị, đánh giá từng nhân viên theo yêu cầu quản trị nhân sự của Tổng công ty

Có chức năng nhắc nhở tự động giúp cho người dùng thực hiện các công việc đúng hạn

   Module Quản trị hệ thống

Quản lý người dùng & nhóm người dùng.

Cơ chế xác thực:Về vấn đề xác thực người dùng đăng nhập (authentication): yêu cầu support đầy đủ các loại authentication: Từ phần mềm hoặc authen từ các service bên ngoài AD, LDAP, OpenAM, Google Account, API authentication bất kỳ.

Phân quyền chặt chẽ:
1. Phân quyền theo chức năng: phân quyền Xem, Sửa, Xóa, Thực thi theo từng chức năng
2. Phân quyền theo vị trí, chức vụ
3. Phân quyền theo từng loại báo cáo, hoặc nhóm nghiệp vụ.
Tính bảo mật cao:
1. Có khả năng tích hợp LDAP
2. Hỗ trợ giao thức HTTPS
3. Dữ liệu lương và phụ cấp được mã hóa
4. Mật khẩu được mã hóa

   Mật khẩu được mã hóa

Tính bảo mật cao:
Dữ liệu lương và phụ cấp được mã hóa
Mật khẩu được mã hóa
Có cơ chế theo dõi hành động người dùng khi sử dụng chương trình
Quản lý truy vết nội dung khi người dùng có chỉnh sửa thông tin.
Hỗ trợ kết xuất bảng tổng hợp quyền hạn của người dùng
Phải có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ, đột xuất đảm bảo có thể nhanh chóng phục hồi đưa hệ thống hoạt động trở lại trong trường hợp có sự cố xảy ra
Export to Excel file format (xls, xlsx) ; Export to doc; Export to PDF.

 Thông tin về hồ sơ lý lịch
1. Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: mã số nhân viên, sơ lược lý lịch cá nhân (, họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, đơn vị công tác, chức danh công tác, chỗ ở, số liên lạc…).
2. Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình
3. Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học (bao gồm cả bằng cấp, chứng chỉ kèm theo).
4. Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động (các văn bản hiện có trong hồ sơ cá nhân)
5. Quản lý quá trình làm việc trước và sau khi làm việc tại tổng công ty
6. Quản lý đánh giá tuyển dụng đầu vào của người lao động (các tiêu chí chính như điểm chuyên môn, ngoại ngữ, IQ…)
7. Quản lý quá trình đào tạo (bao gồm cả chứng chỉ, chứng nhận (nếu có) kèm theo)
8. Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật trước và sau khi làm việc tại tổng công ty
9. Theo dõi quá trình điều chỉnh lương (gồm: (1) lLương cơ bản; l(2) Lương năng suất làm việc tại văn phòng; (3)và lLương năng suất tham gia Dự án; (4) Thưởng các loại.)
10. Theo dõi lịch sử đánh giá nhân viên theo từng kỳ, từng năm (6 tháng đầu năm, cả năm)
11. Đính kèm bảng tiêu chuẩn chức danh cho từng nhân viên
12. Theo dõi quá trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động và giao nhiệm vụ.
13. Quản lý các hoạt động xã hội: đoàn, đảng, tham gia công đoàn.
14. Tình trạng sức khỏe của nhân viên (khám định kỳ)
15. Quản lý giấy CMND/thẻ căn cước, hộ chiếu, giấy phép lao động, visa
16. Hỗ trợ các trường dữ liệu mở rộng để ghi nhận những loại thông tin mới phát sinh trong quá trình sử dụng. Hỗ trợ ít nhất 4 loại trường Text, Danh mục, Logic và Thời gian.
17. Cảnh báo về kế hoạch nhân sự: xem thông tin nhân sự của từng phòng ban, bộ phâận, công ty và cảnh báo khi số lượng nhân sự vượt định biên nhân sự đầu năm

Thông tin về hợp đồng lao động
1. Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa tTổng công ty với người lao động; hợp đồng việc, hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn
2. Theo dõi gia hạn hợp đồng, quá trình ký HĐLĐ
3. Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động chấm dứt HĐLĐ, tạm hoãn hợp đồng
4. Theo dõi các trường hợp đã nghỉ việc nhưng chưa hoàn tất các thủ tục nghỉ việc (quyết định, công nợ, sổ bảo hiểm…)
5. Khả năng thông báo nhắc nhở CBNS khi HĐLĐ của nhân viên sắp hết hạn trong khoảng thời gian qui định.
6. Liệt kê các HĐLĐ sắp hết hạn.
7. Cho phép người dùng tự soạn, in HĐ theo mẫu của công ty. Triết xuất HĐ hàng loạt. Cho phép người dùng có thể thiết kế từ 1 đến nhiều mẫu hợp đồng khác nhau.
8. Chế độ gửi email yêu cầu Trưởng BP xác nhận việc gia han HĐ hoặc đánh giá thử việc.
Thông tin về điều chuyển nhân sự:
1. Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự
2. Theo dõi tại thời điểm bất kỳ, truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động
1. Theo dõi, quản lý quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN
2. Theo dõi quản lý việc thanh toán trợ cấp thôi việc khi chấm dứt HDLD (áp dụng đối với cá nhân có thời gian làm việc tại tổng cty trước ngày 1/1/2009)
3. Theo dõi chế độ nghỉ phép, ốm đau, thai sản, nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương, nghỉ không lương
Thông tin về cán bộ, nhân viên tổng công ty tham gia kiêm nhiệm
1. Theo dõi, quản lý nhân viên, nhân viên Tổntồng công ty tham gia kiêm nhiệm tại tổng công ty
2. Theo dõi chức danh tham gia kiêm nhiệm
Quản lý thông tin thôi việc của nhân viên bao gồm:
1. Hình thức thôi việc như buộc thôi việc, hết hạn hợp đồng, nghỉ hưu, lý do cá nhân, lý do khác,…
2. Ngày chính thức nghỉ
3. Số quyết định, ngày ký, người ký
4. Cho phép in quyết định thôi việc từ phần mềm
5. Thống kê tình hình thôi việc trong công ty
1. Các chế độ khi thôi việc: Bảng tính trợ cấp, Bảng tính đền bù đào tạo và vi phạm quy định về thôi việc, các chế độ bảo hiểm, ngày trả sổ BHXH, ngày thu lại phiếu khám chữa bệnh.
2. Chế độ email thông báo cho các phòng ban liên quan (kế toán, ICT, Admin, Training, Recruitment) thông tin NV nghỉ việc theo qui trình của tổng công ty.
3. Chế độ email thông báo cho toàn NV ITL về thông tin NV nghỉ việc vào ngày cuối cùng làm việc.
4. Chế độ Email cho NV nghỉ việc về việc bàn giao công việc.

Module Quản lý thông tin chấm công:

–  Tính phép cho CBCNV (Số ngày phép chế độ, số ngày đã nghỉ, số ngày phép còn lại)
–  Có thể định nghĩa nhiều loại nghỉ phép theo qui định nhà nước.
–  Quản lý thông tin nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ chế độ
–  Cho phép định nghĩa ca làm việc, lịch làm việc cho nhân viên: thời gian làm việc trong giờ, ngoài giờ, làm đêm, mốc thời gian đi trễ – về sớm.
–  Cho phép định nghĩa động về thời gian làm việc, ví dụ đối với nhân viên văn phòng thời gian này đi làm từ 2 đến thứ 7, thời gian sau sẽ làm từ thứ 2 đến thứ 6,…
–  Quản lý giờ làm thêm trong tháng, năm theo từng cá nhân
–  Thông tin xin nghỉ phép và ngoài giờ sẽ được kết nối tới dữ liệu chấm công chi tiết để làm cơ sở tính lương
–  Hệ thống phải hỗ trợ cơ chế chấm công qua máy chấm công bằng thẻ từ hoặc vân tay dùng để kiểm soát đi trễ, về sớm.
–  Trích xuất báo cáo tổng hợp làm ngoài giờ
–  Trích xuất báo cáo ngày nghỉ trong năm của nhân viên
1. Chế độ cảnh báo không khớp dữ liệu
Trích xuất bảng chấm công chi tiết trong tháng, tổng hợp công tháng
Hệ thống có chức năng chấm công dự án trong đó:
1. Cho phép định nghĩa các dự án mà công ty đang triển khai
2. Xác định nhân sự tham gia dự án
3. Cho phép công bình thường, công làm ngoài giờ của từng dự án cho từng nhân viên theo từng ngày
–  Thống kê số lượng nhân viện overload công việc trong tháng dựa vào chi tiết khai báo timesheet hàng ngày của nhân viên
–  In CV nhân viên bao gồm nội dung công việc tham gia dự án
Đánh giá nhân viên hàng tháng dựa vào danh sách tham gia dự án hàng tháng

Module Quản lý lương, thưởng, đãi ngộ:

–  Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như mức lương tối thiểu nhà nước, thưởng năng suất, quá trình lương của nhân viên, các khoản phụ cấp, khấu trừ,…. Mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ.
Về công tác quản lý tiền lương cho nhân viên:
1. Áp dụng tính lương cho cán bộ, nhân viên
2. Quản lý lương cơ bản
3. Quản lý thưởng năng suất (lương chức danh)
4. Quản lý lương cho từng Dự án
5. Quản lý các khoản phụ cấp
6. Các khoản thưởng định kỳ.
7. Chương trình tự động tính lương và các khoàn trích nộp theo lương bao gồm BHYT, BHXH, BHTN, công đoàn phí, đảng phí, đoàn phí, thuế TNCN theo quy định của Nhà nước và quy chế tiền lương của tổng công ty.
9. Cho phép quản lý lương đầu vào bằng VNĐ nhưng chi trả bằng tiền USD.
10. Cho phép định nghĩa công thức lương theo lương Gross, lương NET
11. Cho phép quản lý các khoản phụ cấp đặc biệt: Những khoản phụ cấp nàyay sẽ không chi trả ngay mà sẽ được giữ lại và trả theo tháng, theo quý hoặc theo năm.
12. Hệ thống phải đáp ứng được việc phân bổ lương theo dự án
13. Ngoài tính lương, hệ thống hỗ trợ tính lương tháng 13, tính thưởng.
Quản lý sử dụng các nguồn quỹ: lương, thưởng , phúc lợi, đầu tư, phát triển.
14.Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của người lao động
1. Quản lý các khoản lương bổ sung, thưởng đột xuất, tết, lễ
2. Quản lý phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân
3. Quản lý phần trích nộp BHXN, BHYT, BHTN
–  Tính lương hàng tháng trên cơ sở bảng chấm công và lương, phụ cấp. Tính toán toàn bộ các thông tin liên quan đến lương thông qua công thức lương động được định nghĩa trên hệ thống
–  Hệ thống cho phép thiết lập công thức lương động, cho phép thiết lập từ một đến nhiều công thức lương khác nhau cho nhiều nhóm nhân viên khác nhau
–  Người dùng có thể tự định nghĩa biểu mẫu báo cáo lương và thiết lập báo cáo lương động.

Module Quản lý Bảo hiểm:

–  Danh sách CBCNV tham gia Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN);
–  Theo dõi toàn bộ quá trình tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN của toàn thể CBCNV trong Tổng Công ty
–  Theo dõi, quản lý nghỉ chế độ BHXH: nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu trí, tử tuất, bệnh nghề nghiệp, tai nạn cho CBCNV theo tháng/quý/năm
–  Quản lý các nơi khám chữa bệnh theo đăng ký được cấp thẻ BHYT của CBCNV
–  Các báo cáo cho cơ quan quản lý Nhà nước
–  Cho phép trích xuất các biểu mẫu đóng BHXH theo quy định của BHXH

Module Quản lý Đánh giá:

–  Cho phép xây dựng tiêu chuẩn đánh giá theo chức danh công việc (KPI)
–  Cho phép xây dựng nhiều kỳ đánh giá trong 1 năm ( đánh giá theo từng tháng, đánh giá theo từng quý, đánh giá theo năm)
–  Hỗ trợ qui trình đánh giá đa cấp (Cá nhân tự đánh giá, cấp trên trực tiếp đánh giá, lãnh đạo phê duyệt đánh giá, phòng nhân sự tổng hợp thông tin đánh giá)
–  Theo dõi kết quả đánh giá theo từng kỳ, từng năm; thống kê danh sách, số lượng, tỷ lệ nhân viên theo kết quả đánh giá (mức độ hoàn thành công việc)
–  Hệ thống cho phép upload các file đính kèm có liên quan đến từng kỳ đánh giá

Module Quản lý Đào tạo:

–  Quản lý kế hoạch đào tạo theo năm, xác định kế hoạch năm hay kế hoạch bổ sung, thời gian đào tạo, danh sách học viên dự kiến, chi phí
–  Quản lý chương trình đào tạo khung: xác định mỗi chức danh sẽ phải tham gia học những khóa học nào? của chương trình học nào?
–  Quản lý nhân viên đã tham gia những khóa nào, còn thiếu khóa nào
–  Quản lý các khóa đào tạo thực tế:
–  Quản lý lịch học chi tiết cho từng lớp học.
–  Quản lý danh sách học viên theo từng lớp học.
–  Ghi nhận kết quả đào tạo chi tiết theo từng môn học.
–  Ghi nhận kết quả đào tạo chung cuộc của Khóa.
–  Quản lý khoá học theo 3 hình thức: Đào tạo bên ngoài, đào tạo nội bộ và đào tạo chuyên sâu
–  Gửi Email cho học viên về thời gian, địa điểm học
–  Quản lý cam kết đào tạo: thời gian ràng buộc, Chi phí ràng buộc theo thời gian
–  Thống kê các khoá đào tạo hàng năm;: các khóa đã đào tạo; các khóa chưa/ hoãn/ hủy đào tạo, có ghi chú kèm theo
–  Báo cáo kết quả đào tạo theo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm)/ đột xuất
–  Thống kê kết quả đào tạo của từng nhân viên (bao gồm cả đánh giá kết quả sau đào);
–  Thống kê các khóa đào tạo đã tham gia của từng nhân viên, kết quả đào tạo, có ghi chú kèm theo
–  Bảng tính chi phí đền bù chi phí đào tạo
–  Thống kê, theo dõi khóa đào tạo thiếu hụt của nhân viên
–  Chuyên viên đào tạo đánh giá về khóa học theo các tiêu chí: Cơ sở vật chất, Ttài liệu,…
–  Chuyên viên đào tạo đánh giá học viên: Thái độ, Chuyên cần, Nhiệt tình,…
–  Chuyên viên đào tạo đánh giá giảng viên: Năng lực, Kinh nghiệm,…
–  Học viên đánh giá khóa học: Giảng viên, Lợi ích khóa học,…

Module Quản lý Tuyển dụng:

–  Hỗ trợ lập kế hoạch định biên lao động và nhu cầu tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng hàng năm cho từng đơn vị, toàn tổng công ty
–  Hỗ trợ chức năng cho phép các phòng ban đăng ký yêu cầu tuyền dụng để được phê duyệt và chuyển cho bộ phận nhân sự để xử lý
–  Quản lý hồ sơ Ứng viên: Thông tin Ứng viên, vị trí tuyển dụng, mức lương đề nghị,…
–  Đánh giá xếp loại hồ sơ.
–  Lưu trữ, tìm kiếm & đánh dấu hồ sơ. Lưu trữ danh sách Ứng viên triển vọng cho những vị trí khác
–  Quản lý lịch phỏng vấn, ghi nhận kết quả phỏng vấn. Hỗ trợ chức năng thư cám ơn, thư trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, biên bản thỏa thuận, cam kết….
–  Hệ thống hỗ trợ chức năng gửi thư mời nhận việc, thông báo tiếp nhận nhân viên mới
–  Tự đông chuyển Ứng viên thành nhân viên khi ứng viên trúng tuyển
Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn
–  Theo dõi kết quả phỏng vấn, tình trạng hồ sơ phỏng vấn
–  Thư thông báo tình trạng phỏng vấn cho ứng viên (các trường hợp đang chờ xem xét)
–  Đánh giá phỏng vấn của bộ phận chuyên môn và nhân sự
–  Lưu trữ, quản lý ngân hàng câu hỏi, bài thi (chuyên môn, ngoại ngữ, IQ)
–  Bảng danh sách ứng viên thi tuyển vòng 2 (lọc danh sách các ứng viên đạt tiêu chuẩn)
–  Kết quả tuyển dụng
–  Mã UV: tự sinh
–  Kiểm tra trùng ứng viên: thêm số điện thoại và email.x
–  Hỗ trợ các báo cáo liên quan đến tuyển dụng:
– Danh sách các kênh tuyển dụng/nhà cung cấp/head hunter
– Danh sách Ứng viên
– Danh sách các yêu cầu tuyển dụng
– Kết quả tuyển dụng
– Chi phí tuyển dụng